Locian ja Helsingin kaupungin pilottihankkeessa kehitettiin työkaluja palvelutilaverkon investointitarpeiden kokonaiskuvan haltuun ottamiseksi
Palvelutilojen hallinta on muodostumassa yhä suuremmaksi ongelmaksi yhä useammalle kaupungille ja kunnalle. Syy on siinä, että nykyiset käytännöt eivät tue tilannekuvan nopeaa muodostamista eivätkä luo riittävän tukevaa tietopohjaa päätöksentekijöille.
Poikkeustilanteissa todella testataan palveluverkostojen toimivuus ja kyky sopeutua toimintaympäristön äkillisiin muutoksiin. Oikean tilannekuvan muodostaminen riippuu siitä, onko saatavilla luotettavaa ja mahdollisimman ajantasaista tietoa. Tilakannan korjausvelan ja toiminnallisten uudistamistarpeiden kaltaisten pitkän aikavälin ongelmien kasautuessa akuutteihin kriiseihin on entistä vaikeampi varautua.
Palvelutilaverkko suurien haasteiden edessä
Helsinki on halunnut olla edelläkävijä palvelutilaverkkoprosessien kehittämisessä ja digitalisaatiossa. Kaupungilla on myös oma yksikkönsä palvelutilaverkon kehittämiselle.
Helsingissä lähitulevaisuuden suurin haaste on se, että rakennuskanta vanhenee samalla kun kaupunki jatkaa kasvuaan. Arvioiden mukaan päiväkotien, koulujen ja leikkipuistorakennusten remonttikulut nousevat yli 1,3 miljardin seuraavien 10 vuoden aikana. Kaupungin toimitilakannan jälleenhankinta-arvo on liki 8,4 miljardia euroa. Vuoden 2020 talousarviossa toimitiloihin kohdistuvien investointien taso nousee 260 miljoonaan euroon.
Locian ja Helsingin kaupungin kehittämisyhteistyössä etsittiin ja kehitettiin toimintatapoja, joiden avulla tilaprosessia voidaan tehostaa ja nopeuttaa päivähoidon palvelutilaverkon osalta. Vuoden 2019 lopulla alkaneeseen ja toukokuussa 2020 valmistuneeseen projektiin osallistui monipuolinen joukko asiantuntijoita Helsingin kaupungin eri toimialoilta, Locia Solutions Oy:stä TkT, dosentti Emilia Rönkkö ja yhteistyökumppani Nolwenture Oy:n edustajana QA Janne Ronkainen.
Yhteistyöllä oli kolme päätavoitetta:
- luoda työkalu monimutkaisen toimintaympäristön hallintaan niin että kaupunki- ja palvelurakenteet pystytään sovittamaan yhteen ennakoivasti
- tunnistaa pullonkaulat ja selkeyttää prosesseja
- lisätä vuoropuhelua toimialarajojen yli
Työkalu tehokkaaseen palveluverkkojen suunnitteluun
Pilotin pohjana oli Locian kehittämä CapaCity-työkalu, joka pohjautuu reaaliaikaisesti kerättyyn tietoon palveluiden kysynnästä ja tarjolla olevasta kapasiteetista. Ennakointitieto on erityisen tärkeää palveluverkon pitkän aikavälin strategisessa suunnittelussa, esimerkiksi mille alueelle ja mille aikavälille on varattava palvelurakentamiseen sopivia tontteja. Tietojen pitää myös olla suunnittelijalle visuaalisessa ja helppokäyttöisessä muodossa.
Projektissa Locia pilotoi CapaCitya päivähoidon palveluverkon suunnittelun tarpeisiin. Sovelluksesta on havainnollisesti nähtävillä mm. kohteiden kunto, energiankulutus, saavutettavuus sekä kulloinkin vapaina olevat päivähoidon tilapaikat. Uudet investointikohteet on helppo tuoda kartalle ja nähdä saman tien niiden vaikutus tilatarjontaan ja investointien kokonaisuuteen.
Palveluverkkosuunnitelmaa voidaan tarkentaa jatkuvasti esimerkiksi hankesuunnittelun edetessä. Samalla myös rakennushankkeiden investointilista tarkentuu ja on ajan tasalla kuntatalouden suunnittelua varten.
Yhteistyön tavoittelemat hyödyt
Locian kehittämä työkalu CapaCity tarjoaa suunnittelijoille ja päätöksentekijöille nopeasti reaaliaikaista tietoa. Tietoja ei tarvitse koostaa joka kerta manuaalisesti uudelleen. Pilotissa tunnistettiin useita hyötyjä, joita nykyaikainen tiedolla johtaminen voi tuoda Helsingille.
Päätöksentekijät joutuvat priorisoimaan mihin niukkenevat resurssit kohdennetaan. Reaaliaikaisen tiedon avulla he voivat tarkastella palveluverkon kokonaisuutta, tasoa ja laajuutta sekä hyödyntää visualisoitua tietoa ja selkeitä mittareita palveluverkkoa koskevia päätöksiä tehdessään. Paikkansa pitävä ja ajantasainen tieto tukee siten poliittista päätöksentekoa.
Investointien priorisoiminen helpottuu, kun käsitys nykyisen palvelutilaverkon kunnosta on ajan tasalla ja tulevat tarpeet tiedossa etukäteen. Kuten muidenkin kaupunkien myös valtaosa Helsingin kaupungin saamista verotuloista kohdentuu palveluverkkojen ylläpitoon. Palveluverkot ovat instrumentteja, joilla tuotetaan hyvinvointia kuntalaisille. Luottamus viranomaistoimintaan paranee, kun resurssit osataan kohdentaa kaupunkilaisten elämän sujuvuuden kannalta tarpeellisiin tiloihin.
Paremman ennakoinnin kautta tilakapasiteetin hallinta on helpompaa esimerkiksi hankintamallin tai mitoituksen osalta. Virheinvestoinnin elinkaarikustannus voi olla huomattava, jos rakennetaan esimerkiksi väärän kokoinen koulu tai päiväkotirakennus. Nyt kaupunki kykenee paremmin tunnistamaan säästöpotentiaalin palveluverkossa ja optimoimaan investointinsa.
Kun tilainvestoinnit kohdentuvat oikein, säästö voi Helsingin kokoisessa kaupungissa olla kymmenessä vuodessa 3 miljardin investointitasolla ja 5 % säästöillä 150 miljoonaa euroamikä tarkoittaisinoin 15-18 miljoonan säästöä vuositasolla.
Tiedolla johtamisen ratkaisuihin syytä satsata
Locian kehittämä CapaCity-sovellus on laajennettavissa ja mukautettavissa myös muille palvelualueille (esim. koulut, kulttuuri- ja hyvinvointipalvelut).
Toimintamallien kehittämisen osalta suurin haaste on luoda pistemäisten digitalisaatioratkaisujen sijaan horisontaalisia tiedolla johtamisen ratkaisuja, joita hyödynnetään osana kaikkea toimintaa toimiala- ja hallintorajoja ylittävästi.
Projektin aikana kävi lisäksi selväksi, että yksityisen palveluverkoston näkymän rakentaminen julkisen rinnalle hyödyttäisi molempia osapuolia pitkällä tähtäyksellä ja olisi tärkeää erityisesti poikkeustilanteissa. Kaiken kaikkiaan tiedon saatavuutta tulisi parantaa läpi kaupunkiorganisaation toimiala- ja hallintorajoja ylittävästi.
Locian asiantuntija Emilia Rönkkö sanoo, että tulevaisuudessa yritys haluaa kehittää datalähtöisiä suunnitteluratkaisuja ja palveluita päivähoidon ja koulujen lisäksi muun muassa sote-sektorin tila- ja palvelukapasiteetin hallinnan sekä kuntatalouden haasteiden ratkaisemisen tueksi.
– Suomi soveltuu hyvin UrbanTech-kehitystyön ”living labiksi”, ja täällä pilotoidut ratkaisut toimivat hyvinä referensseinä myös maailmalla. Ratkaisun skaalaaminen kansainvälisesti esimerkiksi vanhusten hoivapalveluiden palveluverkostojen osalta on myöskin suunnitelmissamme. Tavoitteiden toteuttaminen edellyttää ennakkoluulotonta tutkimus- ja kehitysyhteistyötä sekä tiivistä vuorovaikutusta edelläkävijäyritysten ja teknologiapartnereiden sekä käytännön toimijoiden kanssa.